¿Qué es la evaluación de un proyecto?

La evaluación de los proyectos es un proceso de valoración en el cual se analizan todos los elementos que intervienen en el proyecto con el fin de determinar su viabilidad y eficacia, calcular los posibles riesgos y determinar las respuestas. Se trata de una fase fundamental, con independencia de sus características y tamaño del proyecto en cuestión. 

No obstante, el término evaluar implica mucho más que valorar. Este concepto supone la recogida y análisis de datos de manera continua. 

¿Por qué es importante la evaluación de proyectos?

Radica en que supone implementar un seguimiento y control que permita establecer una comparación para poder determinar y medir la evolución del proyecto, detectar desviaciones y necesidades y establecer las medidas de mejora necesarias a lo largo del proceso. Además, todo proceso de evaluación precisa de un monitoreo, un seguimiento y control continuo que permita 

☝    Comprobar que el proyecto evoluciona conforme al plan diseñado.

☝    Detectar amenazas y oportunidades, anticiparse a ellas y tomar las decisiones oportunas en cada momento.

A pesar de la importancia de este proceso para alcanzar el éxito, en muchas empresas la evaluación de un proyecto es una fase que pasa casi inadvertida.  Estas organizaciones suelen centrarse solo en los resultados finales, sin tener presente el resto de las etapas que componen un proyecto ni los elementos y factores que intervienen. Esta visión reducida del proceso de evaluación impide que se detecten errores y problemas a tiempo, a lo largo del proceso y, por tanto, que se busquen soluciones que prevengan o mitiguen las posibles consecuencias. Una evaluación continua y bien definida puede prevenir algunas de las causas por las que fracasan los proyectos y contribuye en la consecución de los objetivos propuestos.

¿Cuáles son los métodos y criterios de evaluación de un proyecto?

Todo proyecto puede valorarse en base a dos tipos de metodología de evaluación, cada una con sus criterios: Cuantitativa y cualitativa

☝    Los análisis cuantitativos se basan en datos medibles y cuantificables que son recogidos y analizados mediante la estadística. Son muy estructurados, extremadamente objetivos, y se usan para cuantificar un fenómeno. Se orienta a los resultados. Algunos de los criterios de evaluación cuantitativos son: las revisiones de desempeño, el análisis de tendencias o el análisis de valor acumulado. 

☝    Los análisis cualitativos es una técnica descriptiva que se basa en datos narrativos. Se     trata de análisis más subjetivos que se emplean para describir un fenómeno. Se orienta a los procesos. Algunos de los criterios de evaluación cualitativos son: las entrevistas, las reuniones o los reportes. 

¿Cómo se lleva a cabo la evaluación de proyectos?

La forma de llevar a cabo la evaluación de proyectos dependerá de muchos factores: de cómo lo está gestionando el director de Proyectos, de su experiencia, de los recursos al alcance, de las posibilidades, del riesgo que pueda asumir el proyecto… En cualquier caso, es primordial elegir un método de evaluación y los indicadores de desempeño que se emplearán para monitorizarlo.

Entre las formas más comunes de evaluar proyectos se encuentran las auditorías, las reuniones de estado, el seguimiento de presupuesto, los grupos de enfoque, las entrevistas, el control de plazos.

¿Qué es un indicador de desempeño y para qué sirve? 

Los indicadores de desempeño de proyectos son una medida de información que permite saber cómo está funcionando dicho proyecto. O sea, que la función de los indicadores de desempeño es evaluar su desarrollo. Por lo tanto, dada su importancia, es necesario que queden establecidos desde el primer momento. 

¿Cuáles son los indicadores de un proyecto?

En general, en la evaluación de proyecto se utilizan muchos indicadores que pueden ser de tres tipos: 

☝    Indicadores de diagnóstico: se trata de aquellos que permiten comparar la situación actual, real, del proyecto, con la planificada para así poder detectar desviaciones y fallos. 

☝    Indicadores retrospectivos: hablamos de los indicadores que recopilan información sobre qué se ha logrado del proyecto hasta la fecha para poner en valor lo conseguido. 

☝    Indicadores de predicción: nos referimos a aquellos que, tomando en consideración la situación actual del proyecto y los datos de cómo se ha ido desarrollando, sirven para anticipar posibles problemas futuros.